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besten ERP-Lösung

Wie finden Vertriebsunternehmen das passende ERP? Anleitung für die Wahl der besten ERP-Lösung

Die Nachverfolgung von Verkäufen, Finanzen, Bestandsbewegungen und Lagerbestand, inklusive der Identifikation von Überschüssen und Defiziten: Vertriebsunternehmen müssen viele Aufgaben unter einen Hut bringen. Im Gegensatz zu Herstellern oder Großhändlern haben die Distributoren zudem in komplexe Supply Chains investiert, die ebenfalls reibungslos funktionieren müssen. Da in diesem Bereich viel auf dem Spiel steht, wäre für Vertriebsunternehmen die Wahl eines falschen ERP (Enterprise Resource Planning), welches nicht umfassend ihren Bedürfnissen entspricht, eine Verschwendung von Geld und wertvoller Zeit.

Mittelgroße Distributoren investieren hauptsächlich in ERPs, weil sie sich aufgrund ihrer meist knappen Kalkulation unnötige Fluktuation in ihrem Lagerbestand nicht leisten können. Zudem führen ihre höheren Ausgaben pro gelagertem Artikel zu einer geringeren Rentabilität. Nicht zulässt deshalb reagieren Händler mittlerer Größe tendenziell verletzlicher auf wirtschaftliche Unsicherheiten als größere Anbieter. Für diese sind ERPs unschätzbar wertvoll, denn sie dienen ihnen zur Identifikation von Möglichkeiten zur zusätzlichen Umsatzgenerierung oder von Problemfeldern innerhalb ihrer komplexen internen Prozesse. Für große Anbieter sind Marktdruck und gewachsene Konkurrenz die größten Treiber, wenn es um eine Erneuerung des ERPs geht. In letzter Zeit hat zudem das Aufkommen von Technologien und digitaler Innovation die Art, wie Daten über Kunden, Ressourcen und Geschäftsprozesse verwendet werden, transformiert.

Die Wahl des passenden ERP sollte sorgfältig getroffen werden, da es dabei um mehr als die Prüfung vorhandener Features oder technischer Fähigkeiten geht. In diesem Artikel fassen wir für Sie zusammen, welche Ressourcen beachtet und welche Fragen bei der Auswahl des Anbieters gestellt werden sollten und stellen eine Auswahl der besten ERP-Systeme, die derzeit für Vertriebsunternehmen auf dem Markt sind, vor.

Wichtige ERP-Features für Vertriebsunternehmen

Einer der wichtigsten Gründe für die Suche von Vertriebsunternehmen nach einem neuen ERP ist die Tatsache, dass ihr bisheriges veraltetes System bei der Sicherung von für sie überlebenswichtigen Funktionen versagt. Durch die Wahl eines ERP, dessen Features all Ihre Anforderungen erfüllen, schützen Sie sich vor teuren künftigen Problemen. In der folgenden Liste sehen Sie die für Vertriebsunternehmen wichtigen ERP-Softwarefeatures:

Sales Order Management

Moderne ERP-Systeme für Distributoren nutzen Funktionen des Sales Order Managements, um die Auftragsabwicklung zu automatisieren. Dafür greifen sie auf Kundendaten zu, die aus  Omnichannel-Funktionen wie z. B. POS-Software stammen. Ein für Vertriebsunternehmen geeignetes ERP sollte deshalb die folgenden Features enthalten:

  • Auftragsabwicklung
  • Vielversprechende Bestellaufträge
  • Kundenauftrag-Ermittlung
  • Kundenauftrag-Berichte
  • Versandmanagement
  • Retourenmanagement
  • Self Service-Funktionen für Verkäufer
  • Self Service-Funktionen für Kunden
  • Kundenpreise

Finanzmanagement

Suchen Sie nach einem ERP, das Ihnen einen finanziellen Überblick auf Artikel- und Kundenebene verschafft. Dazu sollten auch Funktionen für die Finanzplanung zu den Buchhaltungskomponenten zählen. Ihr ERP sollte Steuerrichtlinien, Währungen und automatische Kostenkalkulatoren für Ihre Region und Ihr Geschäftsgebiet unterstützen.

  • Analyse der Profitabilität 
  • Kalkulation der Transportkosten
  • Asset Management
  • Verbindlichkeiten
  • Forderungen
  • Budgetplanung
  • Auftragsabrechnung und Rechnungsstellung
  • Finanzberichte
  • Schuldenverwaltung
  • Personalverwaltung
  • Gehaltsabrechnung
  • Steuermanagement 

Lagerverwaltung

Bei der Lagerverwaltung sorgen Auftrags-Fulfillment und -Bearbeitung für eine präzisere Bestandsverwaltung, was die Automatisierung von Entnahme-, Verpackungs-, Versand- und Einlagerungsprozessen unterstützt. Suchen Sie nach ERPs, mit den folgenden Lagerverwaltungsfunktionen:

  • Slotting-Prozessen
  • Entnahmeprozessen
  • Nachfragezuordnung
  • Pick-to-Light- Optimierung
  • Versandmanagement
  • Kitting-Funktionen
  • Kennzeichnungsfunktionen
  • Outbound-Verarbeitung
  • Wellen- und Ladungsplanung
  • Container-Beladung
  • Multiple Lagerhaltung
  • Off-Site-Ausrüstung

Customer Relationship Management

Distributoren profitieren von der Synchronisierung von Konten-, Kontakt- und Kunden-Identifikationsmerkmalen mit ihrem ERP. Abgesehen von Einblicken in das Kundenverhalten können Vertriebsunternehmen mit den folgenden CRM-Funktionen besser auf Kundenerwartungen eingehen:

  • Kontaktmanagement
  • Anfragemanagement
  • Angebote und Schätzungen
  • Promotion-Management
  • Management der Vertriebsteams 
  • Vertriebschancen-Analytik

Bestandsmanagement

Kunden erwarten, dass ihre gewünschten Artikel vorhanden sind, dennoch ändert sich kontinuierlich der Bestand. Ihr ERP sollte über Bestandsübersichten in Echtzeit verfügen und zudem die Möglichkeit, den benötigten Bestand entsprechend zu prognostizieren, damit er der Nachfrage entspricht. Zu den für Händler interessanten Funktionen zählen:

  • Bestandsverfügbarkeit
  • Bestands- und Lagerkosten
  • Nachfrageprognose
  • Bestandsaufstockung
  • Bedarfsplanung
  • Multiple Lagerhaltung

Auftragswesen (Procurement)

Um ihre Prozesse reibungslose zu gestalten, benötigen Distributoren ERPs mit umfassenden Auftragswesen-Funktionen. Diese Systeme unterstützen sie bei der Verwaltung von Bestellungen von Drittparteien, dem Direktversand sowie der Planung wiederkehrender Käufe. Dazu gehören:

  • Angebotsmanagement
  • Kauforders
  • Einkaufsmanagement
  • Multipler Versand
  • Auftragswesen-Planung
  • Anbietermanagement

E-Commerce für Vertriebsunternehmen

Um sich mit Herstellern, Anbietern und Großhändler in Verbindung zu setzen, vertrauen Vertriebsunternehmen auf B2B E-Commerce Software. Dabei führt die Integration präziser ERP-Daten in Echtzeit in Ihren Onlineshop zu einem besseren Kundenerlebnis. Halten Sie deshalb nach folgenden Synchronisationsoptionen Ausschau:

  • Produkt- und Beschreibungsdaten
  • Preislisten- und Kundengruppen-Daten
  • Kundenspezifischen Daten
  • Auftragsabwicklungsdaten
  • Rechnungs- und Bestandsdaten
  • Lieferungs- und Retourendaten

Jetzt, wo Sie entschieden haben, welche Funktionen für Sie wichtig sind, ist es an der Zeit, genauer nachzuschauen. Die Ausarbeitung eines Angebotsanfrage-Formulars wird Ihnen helfen, Ihrem Anbieter die richtige Fragen zu stellen. Dabei geht es um all Ihre Anforderungen, Erwartungen und spezifische Problemgebiete, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert ist. Ihre Angebotsanfrage sollte Faktoren wie Projektumfang, Zeitpläne, Budgets, Qualifikation des Anbieters, Vertragsbedingungen und zum Vergabeprozess enthalten. Diese Vorlage für Angebotsanfragen bringt Sie auf den richtigen Weg, um eine perfekte Angebotsanfrage für Ihr Distributionsgeschäft zu entwickeln.

Wie Sie ERP-Software für Distributoren korrekt beurteilen

Aufgrund der vielen ähnlichen Funktionsumfänge von ERP-Systemen kann die Wahl der besten Alternative zu einem schwierigen Aufgabe werden. Hier sind einige Ideen, damit Sie die ERP-Vorauswahl für Ihr Vertriebsgeschäft besser beurteilen können:

  • Listen Sie alle Faktoren auf, mit denen das ERP Ihrem Geschäft funktionsübergreifenden, langfristigen Nutzen verschaffen soll.
  • Untersuchen Sie Ihre Workflows und sprechen mit Anbietern sowie Beratern, um sämtliche Bedürfnisses Ihres Distributionsgeschäfts zu erfassen, die Ihr zukünftiges ERP erfüllen muss.
  • Geben Sie im Verlauf der Lösungsfindung dem ERP-Anbieter Zugang zu Ihren Geschäftsprozessen und die Möglichkeit, Ihr Team zu befragen. 
  • Bitten Sie den ERP-Anbieter um eine kostenfreie Analyse oder einen Weg, den von ihm zugesagten ROI zu belegen. Schätzen Sie dessen Eignung, Ihnen zu helfen und die Verbesserungen, die Sie erwarten können, ab.
  • Prüfen die Sie Trainings-, Umsetzungs- und Managementaufwand sowie die diese Faktoren unterstützenden Ressourcen. Was können Sie davon selbst übernehmen und wo benötigen Sie externe Unterstützung?
  • Besuchen Sie, wenn möglich, die Geschäftsräume der Anbieter und lernen Sie ihre Unternehmenskultur kennen. Persönliche Beziehungen bauen Vertrauen auf und helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden.

Top ERP-Systeme für Vertriebsunternehmen

Es gibt kein ERP, das alle Anforderungen umsetzen kann. Deshalb hat die Entscheidung für eine nicht sorgfältig ausgewählte Lösung teure Konsequenzen. Beginnen Sie mit der Festlegung, ob eine Cloud- oder eine On Premise-Lösung für Sie passend ist. Während eine Cloud-Lösung günstiger sein kann, bieten On Premise-Systeme eine bessere Kontrolle über Ihre Daten, was mit höheren Unterhaltungskosten einhergeht. Unten finden Sie eine Liste von 8 herausragenden ERP-Systemen für Vertriebsunternehmen:

  1. Epicor Prophet 21

G2-Bewertung: 3.9/5 (77)
Kosten: 200 USD/Nutzer/Monat
Installationen: über 1.800
Größte Kunden: Nippon Telegraph & Telephone, FEMSA

Epicor 21 ist ein cloud-bereite Lösungs- und Geschäftssystem, welches für Vertriebsprozesse in den heutigen dynamischen Supply Chains entwickelt wurde. Es wird On-Premise und als Cloudlösung angeboten und beinhaltet eines der am umfangreichsten anzupassenden Systeme im Markt. Zu den Ergänzungen zählen Analysen zu Lager, Bestand, Profiten, Nachfragetrends und Personalmanagement.

  1. SAP Business One

G2-Bewertung: 3.8/5 (48)
Kosten: über 25.000 USD, On-Premise
Installationen: über 28.000
Größte Kunden: Bosch, Bank of China

SAP Business One ist ideal für Vertriebsunternehmen, die in ihrem ERP Informationen zum operativen Geschäft, Finanzen, Einkauf, Bestand, Vertrieb sowie CRM-Daten benötigen und diese in Berichten reflektiert bekommen möchten. SAP Business One wurde ursprünglich als On-Premise-System konzipiert, das auf einem Microsoft SQL-Server (Windows), SAP HABA (linux) oder in der Cloud gehostet und verwaltet wird.

  1. Oracle NetSuite

G2-Bewertung: 3.9/5 (1,083)
Kosten: über 15.000 USD, On-Premise
Installationen: über 40.000
Größte Kunden: Berkshire Hathaway, USPS

Als einer der Marktführer im ERP-Bereich ist NetSuite auf die Straffung von Lagerverwaltung, Bestandsplanung und Sales Order Management ausgelegt. Darüber hinaus verfügte NetSuite über ausgeprägte CRM-Komponenten. Es bietet einen Multi-Standort-Support, läuft auf verschiedenen Servern und ist kompatibel mit der größten Auswahl an Datenbankplattformen in der Branche.

  1. Microsoft Dynamics GP

G2-Bewertung: 3.5/5 (221)
Kosten: über 10.000 USD, On-Premise
Installationen: über 40.000
Größte Kunden: Bosch, Compass Group

Microsoft Dynamics ist ideal für Firmen oder mittelgroße Unternehmen, die es bevorzugen, mit Microsofts integriertem Marktplatz zu arbeiten. Es verfügt über ein solides Funktionsset im Bereich Buchhaltung und arbeitet außerordentlich gut im Finanzbereich von Distributionsprozessen. Es läuft in der Cloud, auf Microsoft SQL-Server, IBM DB2, Oracle und anderen Plattformen.

  1. SAGE 300cloud

G2-Bewertung: 3.3/5 (36)
Kosten: 69 USD/Nutzer/Monat
Installationen: über 40.000
Größte Kunden: FedEx, Volkswagen

SAGE ist eines der günstigsten ERPs und gut geeignet für mittelgroße Vertriebsunternehmen oder kleinere Hersteller mit nationalem Geschäftsgebiet. Es verfügt über die nötigen Funktionen zum Management von Verbindlichkeiten, Forderungen und Bestellungen. Es besitzt ein relativ kleines Set an CRM-Funktionen und wird lediglich in der Cloud oder mit Microsoft Azure angeboten.

  1. Acumatica

G2-Bewertung: 4.2/5 (206)
Kosten: über 13.000 USD Cloud und über 26.000, On-Premise
Installationen: über 6.000
Größte Kunden: EMC, US-Bundesstaat Connecticut

Acumatica besitzt eine spezielle Version für Distributoren mit Features zu Bestellungen, Bestand, Anforderungen, Kauf- und Lagermanagement, komplettiert durch Finanzdaten. Es ist besonders nützlich bei Planung und Terminierung im Lager. Es wird in der Cloud sowie On-Premise via Microsoft IIS oder SQL angeboten.

  1. SYSPRO

G2-Bewertung: 4.2/5 (148)
Kosten: über 25.000 USD, On-Premise
Installationen: über 15.000
Größte Kunden: ZF Friedrichshafen, Anheuser-Busch 

Syspros Stärken liegen im Produktionsbereich, wie beispielsweise Bedarfsplanung und Qualitätsmanagement, um dort für eine präzise Kontrolle zu sorgen. Es verfügt zudem über Buchhaltungs- und Prozessfunktionen, die sowohl für Hersteller als auch Distributoren wichtig sind. Syspro ist in der Cloud verfügbar oder On-Premise über Microsoft SQ erhältlich. Es wurde für Unternehmen aller Art entwickelt und unterstützt über 50 Sprachen.

  1. Infor Distribution

G2-Bewertung: 3.7/5 (65)
Kosten: über 25.000 USD, On-Premise
Installationen: über 1.000
Größte Kunden: Hon Hai, Hewlett Packard

Für diejenigen, die nur über On-Premise-Alternativen nachdenken: Infor ist ein proprietäres Plattform-ERP, welches speziell für Vertriebsunternehmen entwickelt wurde. Es funktioniert exzellent für Supply Chain- und Managementprozesse, inklusive Nachfrage, Transport und Lagerverwaltung. Infor zielt speziell auf Unternehmen in Nordamerika und Großbritannien ab.

Wie OroCommerce helfen kann

OroCommerce strafft B2B-Verkäufe durch Integrationen, die Ihren Onlineshop und die Daten Ihres ERPs nahtlose miteinander verbinden. Diese und weitere Verbinder aus dem OroCommerce-Marktplatz helfen, Kunden, Produkte, Bestand, Preise oder Bestellungen betreffende Veränderungen über sämtliche Kanäle zu verfolgen.

Aufgrund seiner flexiblen und stabilen Open Source-Natur harmoniert OroCommerce ideal mit jedem ERP-System. OroCommerce bindet standardmäßig auch OroCRM mit ein, was Vertriebsunternehmen den leichten Zugang zu Kundeninformationen, -transaktionen und -aktivitäten ermöglicht.

Hervorragende ERPs für Vertriebsunternehmen: Fazit 

Vertriebsunternehmen unterhalten Netzwerke, die mit Buchhaltung, Bestand, Bestellungen, Personalmanagement oder Kundenbeziehungen jeden Bereich ihres Geschäfts betreffen. Aus diese Grund gibt es eine Menge zu managen, nachzuverfolgen und zu optimieren. Deshalb muss der passende ERP-Partner nicht nur Ihre Anforderungen erfüllen, sondern eine Geschäftsphilosophie und Kommunikationskultur verfolgen, die mit Ihrer eigenen übereinstimmt.

Wenn Sie Ihre ERP-Auswahl einengen, denken Sie an die Bedeutung der Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der nicht nur Ihre spezifischen geschäftlichen Bedürfnisse versteht, sondern der auch Ihre langfristige unternehmerische Vision teilt. Mit der Wahl des richtigen ERP-Partners legen Sie die Basis für eine reibungslosere Umsetzung und die Gründung eines profitablen, effizienten Vertriebsgeschäfts.

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